Задача
В ГУП РБ «Уфаводоканал» в качестве системы документооборота была установлена программа 1С:Документооборот, но для использования программы пользователям не хватало методики и обучения работе с программой, видов документов, соответствующих особенностям специфики предприятия, настройки автоматизированных бизнес-процессов в программе для работы с договорами и обращениями. Для решения этих задач привлекли ERP-Consalt.
Решение
Специалистами ERP-Consalt изучены действующие регламенты, проведены опросы сотрудников, составлены схемы движения документов. На основании этих данных была разработана методика работы с программой.
- Разработаны входящие обращения. Организована работа в 1С:Документооборот с абонентами, такими как физические лица и юридические лица. Создан автоматизированный бизнес-процесс по работе с абонентами.
- Автоматизирован процесс согласования договоров. Разработаны бизнес-процессы по видам договоров и доп. соглашений.
- Разработаны бизнес-процессы по обращениям с сайта.
- Разработаны отчеты по исполнительской дисциплине, по договорам, по исполнителям, по количеству задач за период времени, по отработанным документам.
- Проведено обучение по работе в программе.
Результат
Спустя несколько месяцев работы сотрудников ГУП РБ «Уфаводоканал» в 1С:Документооборот, они выявили следующие результаты. Сократились случаи потери документов на разных стадиях работы, соответственно сократились затраты времени на то, чтобы заново создавать и согласовывать потерянные экземпляры. Перестали скапливаться документы с неизвестным назначением, так как в документообороте хранится вся нужная информация. Правильно построенные бизнес-процессы и разработанные виды документов сократили время на работу с документами и заданиями, сделали процесс документооборота простым и прозрачным. Удобной функцией стала возможность отслеживать местонахождение документов в настоящий момент. Грамотные отчеты по исполнительской дисциплине позволяют видеть данные по выполнению задач.
Эта информация позволяет выявить причины невыполнения задач в срок и создать условия, при которых сотрудники решают задачи вовремя. На случай, когда приходят новые кадры, разработаны инструкции, которые позволяют без сложностей освоить свои функции в программе.
